home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Diamond Collection / The Diamond Collection (Software Vault)(Digital Impact).ISO / cdr02 / fwsb30z4.zip / 13.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-02-08  |  20KB  |  461 lines
  1.  
  2.                          Using Financial Wonder
  3.                          ======================
  4.  
  5. Follow the instructions for "Loading Financial Wonder" in the
  6. chapter "Getting Started." Once a file has been loaded, that file will
  7. be available to the program no matter where in the program you are.
  8. Whether you are Calculating, Printing or Converting to LOTUS
  9. format, all operations will be performed on the active file. FW does
  10. not use the hard disk for storage during use (only for permanent file
  11. storage) therefore all information is contained in RAM (random-
  12. access memory). Should you turn-off your computer, all file
  13. information not saved to disk would be lost.
  14.  
  15.       FOR USERS OF A TRIAL LIMITED-VERSION, ONLY
  16.       ------------------------------------------
  17.       This limited-version will not allow you to save files,
  18.       print files, screen print, or convert files to Lotus 1-2-3.
  19.  
  20.       Report Mode and Consolidation will operate. These modes are
  21.       very powerful, and we suggest that you try them for
  22.       yourself.
  23.  
  24.       Import from Lotus 1-2-3 and Open Systems Accounting
  25.       Software is operational.
  26.  
  27. First take a look at the two demo files included with the program.
  28.  
  29. DEMO1 is a simple file. No sub-accounts have been added and only
  30. simple formula methods have been used. However, the cash flow -
  31. account #419000 on the Cash Statement - has been made to arrive at
  32. $0. By trying different formula methods, one account at a time, you
  33. will be able to see the effect of each formula method. This can be an
  34. excellent learning tool.
  35.  
  36. DEMO2 has taken the same file but added a number of new sub-
  37. accounts. Many of these accounts are linked to the results of other
  38. accounts. Also, some of the more sophisticated formula methods have
  39. been used.
  40.  
  41. If you are building your first file the following scenario should act as
  42. a guide:
  43.  
  44. 1.   Load up NEW FILE.
  45.  
  46. 2.   Enter the file information prompted for.
  47.  
  48. 3.   Set up the data entry column structure of your file.
  49.  
  50. 4.   Enter Seasonality prompted for.
  51.  
  52. 5.   Move the main menu selection to Screens and press
  53.      ENTER.
  54.  
  55.      Move the pull-down menu to Data Entry and press ENTER.
  56.  
  57.      Note:Pressing the ESC key from the main menu selection
  58.           will return you to the last used spreadsheet. This
  59.           avoids moving to the Screens and then selecting
  60.           Data Entry, for example. This feature will not
  61.           operate on loading your first file at the very start of
  62.           your FW use, but will operate thereafter.
  63.  
  64.      The B/S - Data Entry screen will be displayed (the screen
  65.      title is displayed in the upper left corner of the screen). If
  66.      you like, you may use the CURSOR COMMANDS to move
  67.      about the screen.
  68.  
  69.      Press F1 to see the I/S - Data Entry screen.
  70.      Press F1 again to see the C/S - Data Entry screen.
  71.      Press F1 again to return to the B/S - Data Entry screen.
  72.      (pressing F1 again will repeat the steps just listed)
  73.  
  74. 6.   OK, let's start with the B/S - Data Entry screen.
  75.  
  76.      Review the account descriptions and change any description
  77.      to fit your model. Move the cell-block to the row in question.
  78.      The account description to be changed will now be
  79.      highlighted. Press F6. You will be prompted for a new
  80.      account description in the lower left corner of the screen.
  81.      Enter a new account description and press ENTER. If you
  82.      change your mind before pressing ENTER, press ESC and
  83.      your initial request to change the account description will be
  84.      aborted. Continue to change any other account description to
  85.      your satisfaction. However, bear in mind that although you
  86.      can change an account's description you may not change its
  87.      character.
  88.  
  89.      For example, the account "Accounts Receivable" will always
  90.      remain Accounts Receivable in FW's cash flow and ratio
  91.      analysis. Allowance for doubtful accounts will continue to be
  92.      entered as a positive amount, but is processed by FW as an
  93.      offset to Accounts Receivable. Goodwill expense will always
  94.      be non-tax deductible no matter what account description you
  95.      may substitute.
  96.  
  97.      The three Data Entry screens contain approximately 250
  98.      predefined accounts.  These accounts have account numbers
  99.      in even thousands (example: Cash is 100000 and Inventories
  100.      is 108000). New sub-accounts may be easily added (See
  101.      "Add New Line" in Chapter 5).
  102.  
  103.      These sub-accounts have the same properties as the main
  104.      account.
  105.  
  106.      For example, if you added a new Cash account #100001, all
  107.      forecasted amounts would be added to cash in the calculation
  108.      of Cash Flow and various Ratio Analyses. In addition, this
  109.      account could, if you choose, be "rolled-up" into Cash in
  110.      Financial Report printouts.
  111.  
  112.      Add any new accounts which you will be needing. New
  113.      accounts can be added or deleted at any time. Please note
  114.      that only sub-accounts may be deleted. Accounts with
  115.      numbers in even thousands may not be deleted.
  116.  
  117.      Do not concern yourself with accounts which will not be
  118.      used in your model. Printing of these accounts can be
  119.      suppressed in Financial Report printouts.
  120.  
  121. 7.   Use the CURSOR COMMANDS (see the chart in chapter
  122.      1) to move around the screen. You will notice that the
  123.      Formula Method is displayed just below the spreadsheet. Of
  124.      course, this new file uses method #101 somewhat
  125.      repetitively.
  126.  
  127.      Let's go to the B/S - Formulas screen. From the Data Entry
  128.      screen, press F10. This will switch you into the Formulas
  129.      screen for the respective financial statement (B/S, I/S or C/S).
  130.      Unlike the Data Entry screen which provides one line to
  131.      each account number the Formulas screen provides two lines
  132.      to each account with one blank line between accounts. The
  133.      first line displays the chosen formula method for that cell,
  134.      with the second line providing the six digit link account or
  135.      the two digit seasonality chart number, if needed.
  136.  
  137.      To enter or change a selected method simply move the cell-
  138.      block to the desired location and enter the new formula
  139.      method's number (entering the number is sufficient - there is
  140.      no need to first press an edit key). The new formula method
  141.      number will be displayed as you type in the lower left corner
  142.      of the screen. Press ENTER after you have completed
  143.      entering the number. You may also use the arrow keys to
  144.      both ENTER the new formula method number and move the
  145.      cell-block to a new location.
  146.  
  147.      If you mistype the new number, simply use the <-- (back-
  148.      arrow key) to erase the last character(s) and continue entering
  149.      the new formula method number. Should you decide to leave
  150.      the original number unchanged simply press ESC. You will
  151.      be returned to the screen (use of the arrow keys prior to ESC
  152.      will enter the new number). Should you choose a method
  153.      requiring the entry of a link account number or seasonality
  154.      chart number, you will then be prompted for that
  155.      information.
  156.  
  157.      Modify the Formula Methods to those of your liking. Press
  158.      F9 or / to return to the B/S - Data Entry screen. Move about
  159.      the screen. You will now notice that the Formula Method,
  160.      displayed just below the spreadsheet, will change to reflect
  161.      the Formula Method changes which you just completed.You
  162.      may only flip between Data Entry screens, not between
  163.      Formulas screens.
  164.  
  165.      To enter or change the historical B/S you must use the
  166.      left arrow key from the first forecast column. All other
  167.      keys relate to the forecast columns only. As you will
  168.      generally not be changing the opening historical B/S.
  169.      HOME and CTRL + HOME relate to the first forecast
  170.      column and not the opening B/S. Enter dollar amounts into
  171.      your opening historical B/S.
  172.  
  173.      Depending on the formula methods chosen, you will enter
  174.      Dollar or Unit amounts, or Percentages. In order to enter or
  175.      change amounts or percentages simply move the cell-block
  176.      to the desired location and enter the number (pressing the
  177.      number is sufficient - there is no need to first press an edit
  178.      key). The new number will be displayed as you type in the
  179.      lower left corner of the screen. Press ENTER after you have
  180.      completed entering the number. You may also use the arrow
  181.      keys to both enter the new number and move the cell-block
  182.      to a new location.
  183.  
  184.      If you mistype the new number, simply use the <- (back-
  185.      arrow key) to erase the last character(s) and continue entering
  186.      the new number. Should you decide to leave the original
  187.      number unchanged simply press ESC. You will be returned
  188.      to the screen (use of the arrow keys prior to ESC will enter
  189.      the new number or 0).
  190.  
  191.      Enter all forecast amounts and percentages at this time.
  192.  
  193.      Press F1 and repeat steps 6 and 7 for the I/S - Data Entry
  194.      screen and the I/S - Formulas screen.
  195.  
  196.      Press F1 and repeat steps 6 and 7 for the C/S - Data Entry
  197.      screen and the C/S - Formulas screen.
  198.  
  199. 8.   Press / to call-up the main menu.
  200.  
  201.      Move the main menu selection to Screens and press ENTER.
  202.  
  203.      Move the pull-down menu to Seasonality and press ENTER.
  204.  
  205.      The Seasonality screen will be displayed. Change any
  206.      amounts to reflect the monthly seasonality of your model for
  207.      each year forecast.
  208.  
  209.      If you are using formula methods which make use of
  210.      seasonality, you should set up one or more seasonality
  211.      screens to be used. All ten screens are active at all times. If
  212.      you have three product lines you may decide to use one
  213.      screen for all, or three separate seasonality screens. When
  214.      you select a seasonal formula method for a particular cell,
  215.      you will be prompted as to which seasonality screen (1 to 100)
  216.      you would like to use for the cell.
  217.  
  218.      Yearly percentages must equal 100 percent for all years forecast.
  219.  
  220.      Percentages may be to three decimal places.
  221.  
  222. 9.   Press / to call-up the main menu.
  223.  
  224.      Move the main menu selection to Calculate and press ENTER.
  225.  
  226.      Move the pull-down menu to Calculate and press ENTER.
  227.  
  228.      The file will be Calculated (or re-calculated).
  229.      You will be returned to the main menu.
  230.  
  231. 10.  Move the main menu selection to Screens and press ENTER.
  232.  
  233.      Move the pull-down menu to Calculations and press ENTER.
  234.  
  235.      This is a display screen. No changes may be made here.
  236.      Changes may only be made in the Data Entry, Formulas or
  237.      Seasonality screens.
  238.  
  239.      Press F1 to flip between the three Calculation screens.
  240.      Use the CURSOR COMMANDS to move about the screen.
  241.      Review the Calculation results to verify that you have made
  242.      no errors.
  243.  
  244.      Move between the Data Entry and Calculations screens.
  245.      Your place will be maintained between screens.
  246.  
  247. 11.  When satisfied, press / to call-up the main menu.
  248.      Move the main menu selection to Screens and press ENTER.
  249.  
  250.      Move the pull-down menu to Monthly Calc and press ENTER.
  251.  
  252.      The Monthly Calc screen will be displayed. This is a display
  253.      screen. No changes may be made here.
  254.  
  255.      Press F1 to flip between the three Monthly Calc screens.
  256.  
  257.      Use the CURSOR COMMANDS to move about the screen.
  258.  
  259.      Review the Monthly Calc results to verify that the spreading
  260.      between Data Entry periods is to your liking.
  261.  
  262.      Move between the Data Entry and Monthly Calc screens.
  263.      A comparable location will be maintained between screens.
  264.  
  265. 12.  When satisfied, press / to call-up the main menu.
  266.      Before proceeding with re-calculate or printouts,
  267.  
  268.           Move the main menu selection to Files and press ENTER.
  269.  
  270.           Move the pull-down menu to Save and press ENTER.
  271.  
  272.      If you have made changes,
  273.  
  274.           Move the main menu selection to Calculates and press ENTER.
  275.  
  276.           Re-run the calculation.
  277.           Review the revised results to your satisfaction.
  278.  
  279.      If no changes have been made you should run a printout of
  280.      at least your data entry.
  281.  
  282.      Printouts are made for several reasons:
  283.      1.   To obtain a printout of the screens. This allows for
  284.           easy review of Data Entry, Formulas, Calculations
  285.           and Monthly Calc screens.
  286.      2.   Easy review without the need to have a computer
  287.           available at all times.
  288.      3.   Proposed changes may be made to these work
  289.           copies.
  290.      4.   Copies may be sent to others for their approval.
  291.      5.   Permanent storage in case of hard disk failure.
  292.  
  293.      Move the main menu to Printout and press ENTER.
  294.  
  295.      Before printouts may be run, some small steps are needed.
  296.  
  297.      Move the pull-down menu to Print Option and press ENTER.
  298.  
  299.      Select #12 - Print B/S Historical Period?
  300.  
  301.      A screen will ask you whether you wish to print the
  302.      historical (opening) Balance Sheet. Press Y or y for YES,
  303.      N or n for NO.
  304.  
  305.           If you do not perform this step, your previous
  306.           selection will be maintained. If this is a new file,
  307.           'NO' has been stored automatically.
  308.  
  309.  
  310.      Other Print Options
  311.      -------------------
  312.      Review the other print options. Enter your selection by
  313.      pressing the number of your choice and press ENTER. If
  314.      you would like to change your printer setup you may do so
  315.      now or at any future time. Don't be afraid to play with
  316.      different typefaces or changing the lines per inch. If you like
  317.      small condensed printouts (or reports) try superscript (16
  318.      characters per inch) with 8 lines per inch printing. Or stick
  319.      to a standard 10 characters per inch with 6 lines per inch. It's
  320.      a snap to change!
  321.  
  322.      Enter 13 and press ENTER to return to the main menu.
  323.  
  324.      Move the pull-down menu to Print Select and press ENTER.
  325.  
  326.      Select the printouts which you would like sent to your
  327.      printer. Move the cell-block to the printout(s) which you
  328.      would like, and press Y or y. If you change your mind press
  329.      N or n. Continue until you have marked all your selections.
  330.      Press / when you have completed your selections.
  331.  
  332.      Move the pull-down menu to Printouts and press ENTER.
  333.  
  334.      Make sure that the proper printer driver program has been
  335.      installed and that the printer is attached with power on.
  336.      Press Y to continue.
  337.  
  338.      The requested screens will be printed out. The status of the
  339.      printing will be displayed on screen.
  340.  
  341.      Press "S" to abort printing. Press "E" to abort printing at the
  342.      completion to the financial statement being printed. Turning
  343.      off the printer will also allow you to abort printing
  344.      immediately, however, you will have to reset your printer
  345.      (align the top of page).
  346.  
  347. 13.  Press / to call-up the main menu.
  348.      Move the main menu selection to Reports and press ENTER.
  349.  
  350.      Move the pull-down menu to Acct On/Off and press ENTER.
  351.  
  352.      This allows you to customize your reports. Up to 20 different
  353.      report layouts may be stored and then selected for printing.
  354.  
  355.      Both B/S and I/S may be customized as follows
  356.  
  357.      1.   Unless otherwise specified all accounts will be
  358.           printed out.
  359.  
  360.      2.   If a sub-account is changed to "Off" any amounts in
  361.           that account will be added to the main account. The
  362.           line for that particular sub-account will not be
  363.           printed.
  364.  
  365.      3.   If the main account is changed to "Off" any amounts
  366.           in that account will be added to its respective Other
  367.           account. For example, if inventories were to be
  368.           changed to "Off" its amount would be added to
  369.           Other Current Assets. If Gross PP & E were to be
  370.           changed to "Off" its amount would be added to
  371.           Other Assets.
  372.  
  373.      4.   If both a main account and some or all of its sub-
  374.           accounts were changed to "Off" those amounts would
  375.           all be added to its respective Other account. The sub-
  376.           accounts left "On" would print normally.
  377.  
  378.      Press / when finished.
  379.  
  380. 14.  Move the pull-down menu to ReportSelect and press ENTER.
  381.  
  382.      Select the reports which you would like sent to your printer.
  383.      Move the cell-block to the report(s) which you would like,
  384.      and press Y or y. If you change your mind press N or n.
  385.  
  386.      Continue until you have marked all your selections, then
  387.      press / when completed.
  388.  
  389.      Move the pull-down menu to Reports and press ENTER.
  390.      Make sure that the proper printer driver program has been
  391.      installed and that the printer is attached with power on.
  392.      Press Y to continue.
  393.  
  394.      The requested screens will be printed out, and the status of
  395.      the printing will be displayed on screen.
  396.  
  397. 15.  Move the pull-down menu to RatSensitive and press ENTER.
  398.  
  399.      FW has an extensive set of management ratio analyses. By
  400.      setting up your company's expectations you can grade
  401.      yourself in five settings for over twenty key ratios.
  402.  
  403.      Move the pull-down menu to Ratio Calc and press ENTER.
  404.  
  405.      After setting up your expectations on key ratios, and
  406.      assuming you have previously calculated the current file you
  407.      can view your Company's performance one ratio at a time.
  408.  
  409.      NOTE:     Changes to RatSensitive do not require a re-
  410.                calculation. All Ratio Calc amounts are
  411.                performed on the fly.
  412.  
  413.      Both your grade and each ratio for the monthly forecast are
  414.      displayed. Press Up or Dn (PgUp, PgDn, Home, End, Tab,
  415.      and Ctrl Tab all operate as expected) to move through the
  416.      key ratios. Press F1 to toggle with FW commentary on the
  417.      respective ratio. (These comments are stored in a separate
  418.      database file in the c:\wonder\data directory called
  419.      FWRATIO).
  420.  
  421.      Move the pull-down menu to RatRptSelect and press ENTER.
  422.  
  423.      Select the reports which you would like sent to your printer.
  424.      Move the cell-block to the report(s) which you would like,
  425.      and press Y or y. If you change your mind press N or n.
  426.      Continue until you have marked all your selections, then
  427.      press / when completed.
  428.  
  429.      Move the pull-down menu to RatioRepts and press ENTER.
  430.  
  431.      The requested screens will be printed out. The status of the
  432.      printing will be displayed on screen.
  433.  
  434. 16.  Press / to call-up the main menu.
  435.      Move the main menu selection to Files and press ENTER.
  436.      Move the pull-down menu (up) to LOTUS Conv and press ENTER.
  437.  
  438.      FW Calculation and Monthly Calc files may be exported to
  439.      LOTUS 1-2-3 (there is no import facility). FW creates data
  440.      files in the "WONDER" directory on your hard drive which
  441.      may then be called directly by LOTUS 1-2-3. Files created
  442.      will be complete with pre-arranged cell widths, range names
  443.      by group (ex: Total Current Assets), and SUM of rows or
  444.      ranges. Although the LOTUS file will not be interactive, our
  445.      use of SUM and range names will make it easy for you to
  446.      modify the file in LOTUS 1-2-3, if you wish.
  447.  
  448.      Select the reports which you would like sent to a LOTUS
  449.      file. Move the cell-block to the report(s) which you would
  450.      like, and press Y or y. If you change your mind press N or
  451.      n. Continue until you have marked all your selections. Press
  452.      / when you have completed your selections. The files will
  453.      then be created or overwritten. Press ESC to abort your
  454.      selection.
  455.  
  456.      LOTUS file names have been pre-selected for you. If you
  457.      wish to permanently save these files you will need to rename
  458.      the newly created LOTUS files by using MS-DOS.
  459.      Otherwise, these files will be overwritten the next time you
  460.      create LOTUS files.
  461.